Kalau lo mau berhasil waktu berperan jadi seorang PM (Project Manager), lo harus tau bahwa kunci keberhasilan sebuah project terletak pada satu hal, yaitu komunikasi efektif.
Komunikasi efektif itu pun sebenarnya ga ribet-ribet amat, rahasianya ada di cara dan penyampaian lo saat berbagi informasi.
Harus to the point, pakai format yang konsisten, dan pastikan informasinya ringkes dan mudah dicerna.
Lo ingin agar semua stakeholder yang dapat informasi itu bisa langsung sepaham dengan sekali lihat, ga multi interpretasi. Karena kalau ga, bisa-bisa pengambilan keputusan malah jadi lebih sulit.
Selama berkarir sebagai project manager —kurang lebih, gue konsisten gunain dokumen 4 Block untuk project update. Dokumen ini wajib diformat jadi satu lembar doang. Ga boleh lebih, ntar jadi ga ringkes.
Meskipun 4 Block sangat sederhana dan tergolong kompetensi dasar seorang PM, lo tetap harus bisa pakai ini kapanpun, ga peduli level lo udah setinggi apa.
Bahkan gue berani argue, bahwa makin tinggi level di karir, lo makin butuh dokumen-dokumen simpel yang bisa dimengerti cuma dengan sekali lihat.
Back to basic. Most of the time, less is more.
Konten 4 Block
Sesuai dengan namanya, 4 Block berisi 4 pokok utama dalam manajemen project. Tapi sebelum ke isinya, lo juga perlu kasih space kecil buat pengenalan projectnya. Brief description aja udah cukup.
Minimal ada:
- Judul project
- Deskripsi project: usahain cuma dalam satu kalimat!
- Tanggal 4 Block dibuat/di-update
Setelah itu, fokus ke isinya:
- Progress Update: Lo isi dengan tugas-tugas utama yang harus diprioritaskan agar project bisa masuk ke milestone selanjutnya. Block ini harus disertakan persentasi progress, tanggal mulai, hingga target selesai.
- Next Step: Tugas yang akan dihadapi oleh tim project setelah poin utama di ‘Progress Update’ telah selesai. Masukkan juga target dimulainya milestone agar semua stakeholder tau skala prioritas.
- Key Risk/Issues: Block ini berisi isu-isu yang dihadapi oleh tim project saat ini. Lengkapi isu dengan mitigasi yang dapat dilakukan, serta jelaskan pihak-pihak mana yang harus terlibat agar isu dapat diselesaikan.
- Project Milestone: Block terakhir berisi dengan milestone yang sudah dan akan dilewati oleh tim project mulai dari inisiasi hingga target Go-live project.
Kira-kira itu komponen 4 Block yang gue pakai sampai saat ini. 4 Block bisa lo sesuaikan tergantung jenis perusahaan. Kadang lo butuh highlight poin tertentu, atau frekuensi update tertentu, hingga patokan spesifik lainnya.
Namun, yang perlu diingat, penting untuk gunain satu format yang universal (dan konsisten) di satu perusahaan, agar semua client dapat info seragam gapeduli judul project-nya.
Pada umumnya, hal dasar kaya 4 Block ini yang banyak ngebantu dalam pelaksanaan project. Apalagi yang udah off-track. Karena 4 Block mampu untuk nerjemahin kompleksitas project jadi satu lembar sederhana.
Simpel, efektif, dan bisa diandalkan.