Waktu gue ditunjuk mengisi posisi vacant di bagian Digital Fleet Management (Digital transformation), gue sama sekali nggak paham tugas dan tanggung jawabnya.
Jangankan untuk tau job desc-nya, sebutan resmi untuk posisi tersebut aja belum ada.
“Transport Planner”;
“Engineer – Digitalization”;
“Digitalization Engineer”;
“Digital Support Officer”;
dan sekarang “Digital Transformation Officer”.
Sebuah role yang ternyata bisa bikin gue menyimpan dendam sedemikian rupa.
Gimana engga? Mungkin petikan profil LinkedIn gue bisa ngasih lo gambaran:
Judulnya support sih ya, tapi gue men-support pekerjaan orang nomor 2.
Iya, atasan gue deputy-nya GM. Akibatnya gue jadi menanggungjawabi semua yang berkaitan dengan teknis project digitalisasi.
Hanya dalam jangka waktu 2 tahun, gue udah “terjebak” ngerjain ini semua:
- Business Requirement – Product manager
- Mockup – UI/UX
- Buat dokumen SIT, UAT, dan melakukan end-user QA – QA
- Bangun infrastructure (jaringan Wi-Fi dan alternatif koneksi) – IT Infra
- Serahin hardware (tablet, IoT devices, segala yang relate) – IT Support
- Siapin bahan training, modul-modul, WI, guideline, bahkan sampai conduct training aplikasi/project Go-Live – Change manager
- Setelah itu, gue juga harus ngawal post Go-Live
Lebih mirip Digital Joker, kan? Padahal sejak awal gue sendiri belum tau tugas dan tanggung jawab gue apa aja.
God knows how many time I f*cked up.
Tapi ini challenge yang memang dengan sengaja gue ambil. Seorang yang mengaku learner ga akan pernah melewatkan kesempatan untuk belajar. Karena itu, gue jarang banget ngeluh soal sulitnya pekerjaan yang dibebankan ke gue.
Padahal, setelah dipikir-pikir, sah-sah aja gue ngeluh. Soalnya peran ini ga ada manual book-nya!
Sampai pada suatu hari, ketika sedang inspeksi lapangan dengan si bos, dia cerita soal positioning “kita” di perusahaan.
“Kita ini Product Manager, tapi karena core business-nya Pulp & Paper, view-nya jadi project based. Makannya dibilang Project Manager.
Section-nya disebut digitalisasi, biar mencakup semua. Gue juga gamau ribet-ribet, ntar keberatan nama.” – Mr. Han
Yes, how f*cking cool he was right? He still is, though.
Anyway, percakapan itu nge-kick start curiousity loop di dalam diri gue.
“Project Manager? Apa aja skillset yang perlu gue pelajari? Gimana caranya agar gue bisa jadi yang terbaik di bidang pekerjaan ini?”
- buku demi buku;
- konten demi konten;
- courses demi courses; dari yang gratis sampai berbayar.
Semua gue konsumsi demi mempersiapkan diri sebagai Project Manager.
Ternyata, 90% course berbayar itu full of recycled content.
Ga ada satupun course yang “klik” di gue. Ratusan jam gue investasikan hanya untuk 10% informasi yang diantaranya adalah framework, template spreadsheet, jargon-jargon, dan studi kasus.
Curiosity gue belum terpuaskan.
And that’s when I realize, gue ga akan pernah bisa mendalami Project Management cuma dengan modal online courses.
Product/project manager adalah role manajerial. Lebih ke arah soft skill dan sangat non-teknis.
Sebanyak apapun courses yang gue ikutin, framework dan jargon yang gue hapal, template spreadsheet yang gue dapat, dan studi kasus yang gue pelajari, ga akan ada efeknya kalau gue ga praktikin.
Dalam hal ini, guru yang paling tepat adalah pengalaman.
Pengalaman menyadarkan gue bahwa framework itu bisa terpecah, tersaturasi, dan menyatu kembali dalam bentuk yang berbeda.
Pengalaman juga yang bakal ngasih tau gue bahwa template dalam project management ga selalu bisa cocok. Setiap bisnis punya gayanya sendiri.
Pengalaman, secara spesifik, ngebantu gue dalam menilai model bisnis (perusahaan tempat gue kerja) yang cukup niche. Wajar jika studi kasus sering ga relevan dengan problem di tempat kami.
Wait. THAT’S IT!
“Kalau studi kasus ga relevan dengan problem yang bakal lo jumpai, itu artinya lo harus menggali sendiri problem yang ada.”
Pikiran itu muncul begitu saja di kepala gue.
Sejak saat itu, gue mulai memandang diri sebagai konsultan digitalisasi, dan melihat departemen lain sebagai klien atau calon klien.
Sebagai konsultan, salah satu cara terbaik untuk mengetahui problem klien adalah dengan mengajukan pertanyaan. Lantas, pertanyaan apa yang bakal gue ajuin?
Dengan mengombinasikan 5 tahun pengalaman di berbagai bidang, ditambah puluhan tahun pengalaman atasan, serta tokoh lain yang kisah hidupnya gue pelajari, terbitlah 5 discovery question berikut:
- Apa masalah kamu? – dalam konteks perusahaan, ini bunyi pertanyaan gue: “what business challenge do you face?”
- Apa yang udah kamu coba? Hasilnya?
- Apa yang merugikan kamu?
- Seberapa penting masalah ini untuk diselesaikan?
- Kapan maunya masalah ini selesai?
5 pertanyaan ini sangat ngebantu dalam menyusun kerangka project.
Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tersebut bisa menjadi awal pembuatan business requirement, penyusunan costing sheet, hingga timeline project.
Namun, challenge sebenarnya justru terletak pada pencarian jawaban atas pertanyaan-pertanyaan itu sendiri.
High Performing Project Manager
Biasanya gue menanyakan 5 pertanyaan tersebut dalam sebuah meeting. Kita sebut aja namanya discovery meeting.
Bayangkan ini meeting yang berjalan lancar dan penuh ide.
Jangan bayangin gue masuk ruangan meeting terus ngasih 5 pertanyaan dan klien harus jawab.
Bukan, bukan begitu.
Gue menanyakan 5 pertanyaan tersebut dengan gaya wawancara, perlahan menggiring calon klien dari satu pertanyaan ke pertanyaan lainnya.
Sebagai catatan, 5 pertanyaan tersebut bukan soal yang sangat mudah untuk dijawab. Maka dari itu, bukan juga hal yang mudah untuk dimengerti apabila seseorang punya jawabannya.
Kita akan bahas rahasia gue nge-breakdown semua jawaban klien ke dalam satu system, namun lo pahami dulu tahapan yang harus lo ambil 1 hari setelah discovery meeting dilaksanakan.
1) Bird’s Eye View
Setelah impresi pertama, marinasi dulu ide-ide yang mencuat dari dalam otak lo.
Ingat, keunggulan gue bukan hanya terletak pada 5 pertanyaan kunci (yang udah gue bagikan ini), yang harus lo pelajari justru cara gue mengantisipasi jawaban dari 5 soal tersebut.
Pokoknya, keesokan harinya lo harus bisa nge-recap seluruh pembelajaran yang lo dapat ke dalam sebuah e-mail.
Model bisnisnya, masalah yang kerap dihadapi, kapasitas penyelesaian masalah, kerugian yang sering dialami, kerugian yang paling diantisipasi, prioritas bisnis, toleransi terhadap waktu, dan masih banyak lagi.
Jangan lari dari topik utamanya, yaitu masalah. Lo hadir untuk menghabisi masalah yang ada di tengah-tengah klien.
2) Kasih Solusi Versi Lo
Sebelumnya klien udah menjelaskan solusi versi mereka, sekarang gimana kalau posisinya dibalik.
Bagaimana cara lo menyelesaikan masalah yang yang dialami calon klien?
Apa step-by-step yang lo bakal lakuin dan sulit direplikasi oleh calon klien tanpa kehadiran lo di untuk memimpin perubahan?
Simply ask yourself:
“Ada solusi yang lebih baik ga?”
Ini adalah golden nugget dari penyelesaian masalah versi lo. Kasih solusi.
Tuangkan solusi terbaik lo ke dalam “proposal” e-mail.
3) Kasih perkiraan biayanya
Lo udah nanya apa hal yang merugikannya selama ini. Bisa ga kehadiran lo membuat semuanya berubah?
Gue biasa berikan sheet costing, dengan detail cost structure di dalamnya. Sebagai PM gue juga bantu klien untuk menghitung potential ROI, savings, dan Payback Ratio.
Biasanya, ketika udah sampai tahap ini, proposal gue selalu berhasil. Angka yang gue present selalu juicy.
Ga sia-sia gue ngehabisin waktu jadi equity analyst di tahun 2021.
4) Perkirakan timeline-nya
Berapa lama project yang lo propose ini selesai? Apa aja task-list hingga project siap luncur? Masukkan keterangan ini ke dalam e-mail.
5) Kapan solusi ini dibutuhkan?
Pada akhirnya, satu hal pemisah antara masalah dan solusi adalah waktu. Setiap “masalah” cenderung urgent, harus segera dibereskan. Kemampuan judgement lo harus dilatih supaya bisa memperkirakan deadline yang sesuai buat klien dan viable buat lo.
Setelah merangkum semua ini ke dalam satu e-mail, lo tunggu jawaban calon klien. Kapan mereka mau mulai?
Sadar ga lo, kalau 5 tahapan yang gue paparkan di atas adalah jawaban dari 5 pertanyaan yang kita sampaikan sehari sebelumnya. Namun gayanya lebih subtle.
Calon klien ga akan sadar udah pernah ditanya seperti itu, tapi alam bawah sadarnya tau bahwa dia butuh jawaban.
Pas banget! Di saat bersamaan, muncul e-mail lo yang distruktur dengan baik untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan yang muncul di otak mereka. Sweet!
Menjadi Problem Solver
- Imbalan, adalah wujud konkret dari nilai (value) yang lo bisa hasilkan.
- Imbalan yang lo dapat, ekuivalen dengan besarnya masalah (problem) yang lo selesaikan.
- Semakin besar problem yang lo selesaikan, semakin tinggi pula value lo.
Gue harap statement tersebut udah jelas, ya.
Perubahan perilaku (pada manusia dan bisnis) terjadi ketika subjek menyadari adanya masalah. Cahaya tipis pun muncul, menerangi solusinya, serta jalan menuju solusi tersebut.
Keberadaan kita, di dunia maupun di bisnis, tidak terlepas dari kapasitas dalam menyelesaikan masalah.
Secara otomatis, kita ada untuk mengisi posisi pemecah masalah, atau bahkan sekedar memperlihatkan bahwa “ada suatu masalah”.
Jangan heran, mayoritas individu, atau bisnis, tidak menyadari masalah yang menghambat mereka.
Dengan menjembatani, menjadi penerang yang menyuplai cahaya tipis, kita membantu seseorang ataupun bisnis dalam membuka jalan menuju solusi.